Hoe escrow met een continuïteitsstichting en serviceleverancier werkt
Een continuïteitsstichting is een aparte rechtspersoon die namens een groep gebruikers kan optreden. Deze vorm wordt gebruikt wanneer meerdere begunstigden gezamenlijk afspraken willen maken over vrijgave en de praktische vervolgstappen.
De leverancier levert het afgesproken technologiemateriaal aan. Een serviceleverancier kan informatie over hosting en beheer toevoegen. Tijdens de looptijd moeten de deelnemers, contactpersonen, techniek en afspraken met de serviceleverancier actueel worden gehouden.
Na een geldige vrijgave kan de stichting binnen haar statutaire en contractuele bevoegdheden optreden. Of tijdelijke voortzetting of migratie mogelijk is, hangt af van de beschikbare rechten, het materiaal, technische kennis, externe diensten, betaling en medewerking van betrokken partijen.
Wat betekent escrow voor de betrokken partijen?
Leverancier
Levert het afgesproken materiaal en houdt rekening met de gezamenlijke structuur van de begunstigden.
Begunstigden
Spreken af welke rol de stichting heeft en hoe besluiten, kosten en praktische uitvoering worden verdeeld.
Serviceleverancier
Kan aanvullende afspraken maken over beheer, toegang of migratie als deze partij wil en kan meewerken.
Continuïteitsstichting
Vertegenwoordigt de aangesloten begunstigden binnen de bevoegdheden die in de documenten zijn vastgelegd.
Escrow-agent
Bewaart het afgesproken materiaal, volgt actualisaties en voert controles uit met de overeengekomen reikwijdte. Een verzoek tot vrijgave wordt behandeld volgens de procedure in de overeenkomst.
Wanneer is escrow via een continuïteitsstichting relevant?
Deze vorm wordt gebruikt wanneer een groep gebruikers gezamenlijk wil optreden en een aparte stichting daarvoor een passende juridische en organisatorische rol kan vervullen.
- Een gebruikersgroep rond dezelfde SaaS-dienst
- Een sectorplatform met meerdere deelnemers
- Een situatie waarin gezamenlijke besluitvorming en uitvoering nodig zijn
Welke afspraken staan in deze escrowovereenkomst?
Voor deze escrowovereenkomst zijn de volgende documenten relevant. Samen bepalen ze wie partij is, welk materiaal wordt bewaard en onder welke voorwaarden vrijgave kan plaatsvinden.
- Collectieve escrow-overeenkomst
- De basisafspraken voor één leverancier en meerdere geregistreerde begunstigden. De precieze partijenstructuur en rechten moeten uit de documenten blijken.
- Deelnameverklaring
- Een mogelijk document waarmee een klant onder de voorwaarden van een collectieve escrowovereenkomst als begunstigde wordt geregistreerd.
- Afspraken met hosting- of serviceprovider
- Als een externe partij wil en kan meewerken, kunnen afspraken worden gemaakt over toegang, tijdelijke voortzetting, betaling of migratie. De inhoud hangt af van de betrokken partij en de overeenkomst.
- Aanvullende documenten
- Partijen kunnen aanvullende rapporten, statusinformatie of verklaringen afspreken. Een certificaat, QR-code of portaal is geen vast onderdeel van iedere escrowovereenkomst.
Wanneer kan het escrowdepot worden vrijgegeven?
- Faillissement of surseance van betaling, als dit in de overeenkomst is opgenomen
- Stoppen met afgesproken onderhoud of ondersteuning, als dit is overeengekomen
- Een omschreven tekortkoming die volgens de overeenkomst een verzoek mogelijk maakt
- Beëindiging van de onderneming of dienstverlening, voor zover contractueel vastgelegd
Hoe wordt het escrowdepot gecontroleerd en bewaard?
De aanlevering, controle en bewaring worden afgestemd op het doel van de escrowovereenkomst. Een controle heeft altijd een afgesproken reikwijdte en is geen algemene garantie dat de technologie onder alle omstandigheden kan worden voortgezet.
Aanlevering. Materiaal kan worden aangeleverd via een beveiligde upload, een broncodebeheersysteem of repositorymanager, bijvoorbeeld Source Code Connect, GitHub, GitLab, Bitbucket of Azure DevOps. Aanlevering op een fysieke drager is ook mogelijk. Dit zijn voorbeelden en geen vereisten.
Verificatie met afgesproken reikwijdte. Het verificatieniveau wordt per escrowovereenkomst afgesproken en kan in een rapport worden vastgelegd.
- 1 Basiscontrole
- Controle of het afgesproken materiaal is ontvangen en leesbaar is.
- 2 Inhoudscontrole
- Controle van bestanden, documentatie, versies en instructies tegen de afgesproken lijst.
- 3 Bouw- en werkingstest
- Poging om de software volgens de instructies te bouwen, starten of testen. De uitkomst geldt binnen de afgesproken testomgeving en is geen algemene garantie.
- 4 Maatwerkcontrole
- Een specifiek afgesproken controle, bijvoorbeeld van herstel, hosting, data-export of periodieke steekproeven.
Bewaring. Materiaal kan digitaal versleuteld in een beveiligde digitale kluis of fysiek in een verzegelde verpakking in een fysieke kluis worden bewaard. Partijen kunnen ook afspraken maken over gescheiden locaties, offline bewaring, toegangscontrole en bewaartermijnen.
Beheer en communicatie. Partijen spreken af wie contactpersoon is, hoe ontvangst, updates en controles worden gerapporteerd en of statusinformatie via een klant- of deelnemersportaal beschikbaar is. Aanvullende documenten zijn alleen onderdeel van de escrowovereenkomst als dat is overeengekomen.
Verwante escrowovereenkomsten
- Collectieve escrowovereenkomst met managed service providerMeerdere begunstigden en een externe beheerpartij
- Individuele escrowovereenkomst met hosting- of serviceproviderTechnology escrow voor één afnemer van een SaaS- of clouddienst
- Collectieve escrowovereenkomst voor broncodeEén leverancier en meerdere begunstigden