Hoe collectieve escrow met een managed service provider werkt
Een managed service provider (MSP) is een externe partij die hosting of technisch beheer uitvoert. In deze vorm zijn klanten niet alleen afhankelijk van de softwareleverancier, maar ook van de kennis, toegang en procedures van de MSP.
De leverancier kan broncode en softwaredocumentatie aanleveren. De MSP kan, als dat is afgesproken, infrastructuurdocumentatie, configuratie, beheerprocedures en toegangsinformatie aanleveren. De verantwoordelijkheden en actualisatie van beide delen moeten tijdens de looptijd worden gevolgd.
Bij een verzoek tot vrijgave bepaalt de overeenkomst welk materiaal beschikbaar komt en welke partij eventueel helpt bij toegang, beheer of migratie. Een afspraak met een MSP ondersteunt de uitvoering, maar garandeert niet dat dienstverlening zonder onderbreking doorgaat.
Wat betekent escrow voor de betrokken partijen?
Leverancier
Levert het softwaredeel en houdt veranderingen in de technische afhankelijkheden bij.
Managed service provider
De externe beheerpartij legt alleen die informatie en medewerking vast die contractueel en technisch haalbaar zijn.
Begunstigde
Krijgt inzicht in de verdeling tussen software, hosting en beheer en in de voorwaarden voor vrijgave of migratie.
Escrow-agent
Bewaart het afgesproken materiaal, volgt actualisaties en voert controles uit met de overeengekomen reikwijdte. Een verzoek tot vrijgave wordt behandeld volgens de procedure in de overeenkomst.
Wanneer is escrow met een externe beheerpartij relevant?
Deze vorm wordt gebruikt wanneer meerdere klanten afhankelijk zijn van software én van een externe partij die de omgeving beheert.
- Een leverancier die hosting en beheer volledig heeft uitbesteed
- Een online dienst met specialistisch technisch beheer
- Een collectieve escrowovereenkomst waarin meerdere klanten dezelfde omgeving gebruiken
Welke afspraken staan in deze escrowovereenkomst?
Voor deze escrowovereenkomst zijn de volgende documenten relevant. Samen bepalen ze wie partij is, welk materiaal wordt bewaard en onder welke voorwaarden vrijgave kan plaatsvinden.
- Collectieve escrow-overeenkomst
- De basisafspraken voor één leverancier en meerdere geregistreerde begunstigden. De precieze partijenstructuur en rechten moeten uit de documenten blijken.
- Deelnameverklaring
- Een mogelijk document waarmee een klant onder de voorwaarden van een collectieve escrowovereenkomst als begunstigde wordt geregistreerd.
- Afspraken met hosting- of serviceprovider
- Als een externe partij wil en kan meewerken, kunnen afspraken worden gemaakt over toegang, tijdelijke voortzetting, betaling of migratie. De inhoud hangt af van de betrokken partij en de overeenkomst.
- Aanvullende documenten
- Partijen kunnen aanvullende rapporten, statusinformatie of verklaringen afspreken. Een certificaat, QR-code of portaal is geen vast onderdeel van iedere escrowovereenkomst.
Wanneer kan het escrowdepot worden vrijgegeven?
- Faillissement of surseance van betaling, als dit in de overeenkomst is opgenomen
- Stoppen met afgesproken onderhoud of ondersteuning, als dit is overeengekomen
- Een omschreven tekortkoming die volgens de overeenkomst een verzoek mogelijk maakt
- Beëindiging van de onderneming of dienstverlening, voor zover contractueel vastgelegd
Hoe wordt het escrowdepot gecontroleerd en bewaard?
De aanlevering, controle en bewaring worden afgestemd op het doel van de escrowovereenkomst. Een controle heeft altijd een afgesproken reikwijdte en is geen algemene garantie dat de technologie onder alle omstandigheden kan worden voortgezet.
Aanlevering. Materiaal kan worden aangeleverd via een beveiligde upload, een broncodebeheersysteem of repositorymanager, bijvoorbeeld Source Code Connect, GitHub, GitLab, Bitbucket of Azure DevOps. Aanlevering op een fysieke drager is ook mogelijk. Dit zijn voorbeelden en geen vereisten.
Verificatie met afgesproken reikwijdte. Het verificatieniveau wordt per escrowovereenkomst afgesproken en kan in een rapport worden vastgelegd.
- 1 Basiscontrole
- Controle of het afgesproken materiaal is ontvangen en leesbaar is.
- 2 Inhoudscontrole
- Controle van bestanden, documentatie, versies en instructies tegen de afgesproken lijst.
- 3 Bouw- en werkingstest
- Poging om de software volgens de instructies te bouwen, starten of testen. De uitkomst geldt binnen de afgesproken testomgeving en is geen algemene garantie.
- 4 Maatwerkcontrole
- Een specifiek afgesproken controle, bijvoorbeeld van herstel, hosting, data-export of periodieke steekproeven.
Bewaring. Materiaal kan digitaal versleuteld in een beveiligde digitale kluis of fysiek in een verzegelde verpakking in een fysieke kluis worden bewaard. Partijen kunnen ook afspraken maken over gescheiden locaties, offline bewaring, toegangscontrole en bewaartermijnen.
Beheer en communicatie. Partijen spreken af wie contactpersoon is, hoe ontvangst, updates en controles worden gerapporteerd en of statusinformatie via een klant- of deelnemersportaal beschikbaar is. Aanvullende documenten zijn alleen onderdeel van de escrowovereenkomst als dat is overeengekomen.
Verwante escrowovereenkomsten
- Individuele escrowovereenkomst met hosting- of serviceproviderTechnology escrow voor één afnemer van een SaaS- of clouddienst
- Collectieve escrowovereenkomst met continuïteitsstichting en serviceleverancierEen stichting vertegenwoordigt meerdere begunstigden
- Collectieve escrowovereenkomst voor broncodeEén leverancier en meerdere begunstigden
- Collectieve overeenkomst voor key escrowBewaring van cryptografische sleutels en certificaten