Hoe escrow met meerdere leveranciers werkt
Deze vorm is bedoeld voor één organisatie die een samenhangende oplossing van meerdere leveranciers gebruikt. Het doel is per leverancier vast te leggen welk materiaal nodig kan zijn als diens bijdrage niet meer wordt onderhouden of beschikbaar is.
Iedere leverancier levert het eigen afgesproken materiaal aan. De depots blijven gescheiden en worden per leverancier geactualiseerd en gecontroleerd. Daarnaast kan een integratiecontrole nodig zijn om te beoordelen of versies en interfaces op elkaar aansluiten.
Bij een overeengekomen gebeurtenis wordt alleen het relevante verzoek beoordeeld. Vrijgave van één depot geeft niet automatisch toegang tot het materiaal van andere leveranciers. De begunstigde moet ook beschikken over passende rechten, technische kennis en toegang tot de overige onderdelen.
Wat betekent escrow voor de betrokken partijen?
Leveranciers
Iedere leverancier levert alleen het eigen materiaal aan en behoudt de afgesproken rechten. Andere leveranciers krijgen geen automatische inzage.
Begunstigde
Brengt afhankelijkheden, versies en interfaces in kaart en spreekt per leverancier af welk materiaal en welke rechten nodig zijn.
Escrow-agent
Bewaart het afgesproken materiaal, volgt actualisaties en voert controles uit met de overeengekomen reikwijdte. Een verzoek tot vrijgave wordt behandeld volgens de procedure in de overeenkomst.
Wanneer is escrow met meerdere technologieleveranciers relevant?
Deze vorm wordt gebruikt wanneer één bedrijfskritische oplossing bestaat uit onderdelen van meerdere leveranciers.
- Modules van verschillende leveranciers
- Een kernapplicatie met middleware van een andere partij
- Een hoofdaannemer met meerdere technische onderaannemers
Welke afspraken staan in deze escrowovereenkomst?
Voor deze escrowovereenkomst zijn de volgende documenten relevant. Samen bepalen ze wie partij is, welk materiaal wordt bewaard en onder welke voorwaarden vrijgave kan plaatsvinden.
- Individuele escrow-overeenkomst
- De overeenkomst tussen leverancier, één begunstigde en de escrow-agent. Hierin staan het depot, actualisatie, controles, mogelijke vrijgavegronden, de procedure en gebruiksrechten.
- Aanvullende documenten
- Partijen kunnen aanvullende rapporten, statusinformatie of verklaringen afspreken. Een certificaat, QR-code of portaal is geen vast onderdeel van iedere escrowovereenkomst.
Wanneer kan het escrowdepot worden vrijgegeven?
- Faillissement of surseance van betaling, als dit in de overeenkomst is opgenomen
- Stoppen met afgesproken onderhoud of ondersteuning, als dit is overeengekomen
- Een omschreven tekortkoming die volgens de overeenkomst een verzoek mogelijk maakt
- Beëindiging van de onderneming of dienstverlening, voor zover contractueel vastgelegd
Hoe wordt het escrowdepot gecontroleerd en bewaard?
De aanlevering, controle en bewaring worden afgestemd op het doel van de escrowovereenkomst. Een controle heeft altijd een afgesproken reikwijdte en is geen algemene garantie dat de technologie onder alle omstandigheden kan worden voortgezet.
Aanlevering. Materiaal kan worden aangeleverd via een beveiligde upload, een broncodebeheersysteem of repositorymanager, bijvoorbeeld Source Code Connect, GitHub, GitLab, Bitbucket of Azure DevOps. Aanlevering op een fysieke drager is ook mogelijk. Dit zijn voorbeelden en geen vereisten.
Verificatie met afgesproken reikwijdte. Het verificatieniveau wordt per escrowovereenkomst afgesproken en kan in een rapport worden vastgelegd.
- 1 Basiscontrole
- Controle of het afgesproken materiaal is ontvangen en leesbaar is.
- 2 Inhoudscontrole
- Controle van bestanden, documentatie, versies en instructies tegen de afgesproken lijst.
- 3 Bouw- en werkingstest
- Poging om de software volgens de instructies te bouwen, starten of testen. De uitkomst geldt binnen de afgesproken testomgeving en is geen algemene garantie.
- 4 Maatwerkcontrole
- Een specifiek afgesproken controle, bijvoorbeeld van herstel, hosting, data-export of periodieke steekproeven.
Bewaring. Materiaal kan digitaal versleuteld in een beveiligde digitale kluis of fysiek in een verzegelde verpakking in een fysieke kluis worden bewaard. Partijen kunnen ook afspraken maken over gescheiden locaties, offline bewaring, toegangscontrole en bewaartermijnen.
Beheer en communicatie. Partijen spreken af wie contactpersoon is, hoe ontvangst, updates en controles worden gerapporteerd en of statusinformatie via een klant- of deelnemersportaal beschikbaar is. Aanvullende documenten zijn alleen onderdeel van de escrowovereenkomst als dat is overeengekomen.
Verwante escrowovereenkomsten
- Escrowovereenkomst voor joint-venturepartnersPartners die technologie in een gezamenlijke onderneming gebruiken
- Individuele escrowovereenkomstEén leverancier en één begunstigde
- Individuele escrowovereenkomst via distributeur of businesspartnerEén eindklant en een tussenschakel