Hoe individuele escrow werkt
Deze vorm is bedoeld voor één organisatie die afhankelijk is van technologie van één leverancier. De leverancier, begunstigde en escrow-agent leggen vast welk probleem de escrowovereenkomst moet opvangen en welk materiaal daarvoor nodig is.
Het depot kan broncode, documentatie, configuratie, bouw- en installatie-instructies, afhankelijkheden en andere benodigde informatie bevatten. Tijdens de looptijd levert de leverancier updates aan. De escrow-agent bewaart het materiaal en voert de afgesproken controles uit.
Een begunstigde kan alleen om vrijgave vragen bij een gebeurtenis die als mogelijke vrijgavegrond is overeengekomen. Na de procedure wordt het materiaal beschikbaar gesteld als aan de voorwaarden is voldaan. De overeengekomen gebruiksrechten bepalen wat daarna is toegestaan. Vrijgave draagt niet automatisch auteursrecht of eigendom over.
Wat betekent escrow voor de betrokken partijen?
Leverancier
Levert het afgesproken materiaal aan en actualiseert het depot volgens de overeenkomst. Het intellectuele eigendom blijft bij de rechthebbende, tenzij afzonderlijk iets anders is afgesproken.
Begunstigde
Kan bij een overeengekomen gebeurtenis om vrijgave vragen en mag het materiaal daarna alleen binnen de vastgelegde gebruiksrechten inzetten.
Escrow-agent
Bewaart het afgesproken materiaal, volgt actualisaties en voert controles uit met de overeengekomen reikwijdte. Een verzoek tot vrijgave wordt behandeld volgens de procedure in de overeenkomst.
Wanneer kies je voor escrow met één begunstigde?
Deze vorm wordt gebruikt wanneer één begunstigde afhankelijk is van technologie van één leverancier en maatwerkafspraken nodig zijn.
- Maatwerksoftware voor één opdrachtgever
- Een bedrijfskritische toepassing met één grote afnemer
- Een aanbesteding waarin technology escrow is gevraagd
- Een specifieke implementatie waarvoor standaardvoorwaarden niet volstaan
Welke afspraken staan in deze escrowovereenkomst?
Voor deze escrowovereenkomst zijn de volgende documenten relevant. Samen bepalen ze wie partij is, welk materiaal wordt bewaard en onder welke voorwaarden vrijgave kan plaatsvinden.
- Individuele escrow-overeenkomst
- De overeenkomst tussen leverancier, één begunstigde en de escrow-agent. Hierin staan het depot, actualisatie, controles, mogelijke vrijgavegronden, de procedure en gebruiksrechten.
- Aanvullende documenten
- Partijen kunnen aanvullende rapporten, statusinformatie of verklaringen afspreken. Een certificaat, QR-code of portaal is geen vast onderdeel van iedere escrowovereenkomst.
Wanneer kan het escrowdepot worden vrijgegeven?
- Faillissement of surseance van betaling, als dit in de overeenkomst is opgenomen
- Stoppen met afgesproken onderhoud of ondersteuning, als dit is overeengekomen
- Een omschreven tekortkoming die volgens de overeenkomst een verzoek mogelijk maakt
- Beëindiging van de onderneming of dienstverlening, voor zover contractueel vastgelegd
Hoe wordt het escrowdepot gecontroleerd en bewaard?
De aanlevering, controle en bewaring worden afgestemd op het doel van de escrowovereenkomst. Een controle heeft altijd een afgesproken reikwijdte en is geen algemene garantie dat de technologie onder alle omstandigheden kan worden voortgezet.
Aanlevering. Materiaal kan worden aangeleverd via een beveiligde upload, een broncodebeheersysteem of repositorymanager, bijvoorbeeld Source Code Connect, GitHub, GitLab, Bitbucket of Azure DevOps. Aanlevering op een fysieke drager is ook mogelijk. Dit zijn voorbeelden en geen vereisten.
Verificatie met afgesproken reikwijdte. Het verificatieniveau wordt per escrowovereenkomst afgesproken en kan in een rapport worden vastgelegd.
- 1 Basiscontrole
- Controle of het afgesproken materiaal is ontvangen en leesbaar is.
- 2 Inhoudscontrole
- Controle van bestanden, documentatie, versies en instructies tegen de afgesproken lijst.
- 3 Bouw- en werkingstest
- Poging om de software volgens de instructies te bouwen, starten of testen. De uitkomst geldt binnen de afgesproken testomgeving en is geen algemene garantie.
- 4 Maatwerkcontrole
- Een specifiek afgesproken controle, bijvoorbeeld van herstel, hosting, data-export of periodieke steekproeven.
Bewaring. Materiaal kan digitaal versleuteld in een beveiligde digitale kluis of fysiek in een verzegelde verpakking in een fysieke kluis worden bewaard. Partijen kunnen ook afspraken maken over gescheiden locaties, offline bewaring, toegangscontrole en bewaartermijnen.
Beheer en communicatie. Partijen spreken af wie contactpersoon is, hoe ontvangst, updates en controles worden gerapporteerd en of statusinformatie via een klant- of deelnemersportaal beschikbaar is. Aanvullende documenten zijn alleen onderdeel van de escrowovereenkomst als dat is overeengekomen.
Verwante escrowovereenkomsten
- Collectieve escrowovereenkomst voor broncodeEén leverancier en meerdere begunstigden
- Individuele escrowovereenkomst met hosting- of serviceproviderTechnology escrow voor één afnemer van een SaaS- of clouddienst
- Individuele escrowovereenkomst met meerdere leveranciersEén begunstigde en meerdere technologieleveranciers
- Collectieve overeenkomst voor key escrowBewaring van cryptografische sleutels en certificaten