Hoe individuele escrow via een distributeur of businesspartner werkt
Deze vorm is bedoeld voor één eindklant die software afneemt via een distributeur, reseller of integrator. De technologie is geheel of gedeeltelijk eigendom van een andere partij. Voor herstel of onderhoud kan materiaal van beide partijen nodig zijn.
De IP-eigenaar kan broncode en technische documentatie aanleveren. De distributeur kan eigen configuraties, koppelingen en implementatie-informatie toevoegen. De escrowovereenkomst legt vast hoe de onderdelen worden gescheiden, geactualiseerd en gecontroleerd.
Bij een overeengekomen gebeurtenis kan de begunstigde een verzoek tot vrijgave indienen. De procedure bepaalt of materiaal van de IP-eigenaar, de distributeur of beide partijen beschikbaar komt. Rechten na vrijgave moeten per onderdeel zijn geregeld.
Wat betekent escrow voor de betrokken partijen?
IP-eigenaar en distributeur
Iedere partij levert het eigen afgesproken materiaal aan. Gescheiden bewaring voorkomt dat de ene leverancier automatisch inzage krijgt in het materiaal van de andere.
Begunstigde
Krijgt duidelijkheid over de afhankelijkheden, mogelijke vrijgavegronden en gebruiksrechten voor beide delen van de oplossing.
Escrow-agent
Bewaart het afgesproken materiaal, volgt actualisaties en voert controles uit met de overeengekomen reikwijdte. Een verzoek tot vrijgave wordt behandeld volgens de procedure in de overeenkomst.
Wanneer kies je voor escrow via een distributeur of businesspartner?
Deze vorm wordt gebruikt wanneer één eindklant een specifieke oplossing via een tussenschakel afneemt en materiaal van meerdere contractspartijen nodig kan hebben.
- Een grote implementatie via een integrator
- Een standaardproduct met veel maatwerk van een partner
- Een aanbesteding waarin de inschrijver niet de ontwikkelaar is
Welke afspraken staan in deze escrowovereenkomst?
Voor deze escrowovereenkomst zijn de volgende documenten relevant. Samen bepalen ze wie partij is, welk materiaal wordt bewaard en onder welke voorwaarden vrijgave kan plaatsvinden.
- Individuele escrow-overeenkomst
- De overeenkomst tussen leverancier, één begunstigde en de escrow-agent. Hierin staan het depot, actualisatie, controles, mogelijke vrijgavegronden, de procedure en gebruiksrechten.
- Aanvullende documenten
- Partijen kunnen aanvullende rapporten, statusinformatie of verklaringen afspreken. Een certificaat, QR-code of portaal is geen vast onderdeel van iedere escrowovereenkomst.
Wanneer kan het escrowdepot worden vrijgegeven?
- Faillissement of surseance van betaling, als dit in de overeenkomst is opgenomen
- Stoppen met afgesproken onderhoud of ondersteuning, als dit is overeengekomen
- Een omschreven tekortkoming die volgens de overeenkomst een verzoek mogelijk maakt
- Beëindiging van de onderneming of dienstverlening, voor zover contractueel vastgelegd
Hoe wordt het escrowdepot gecontroleerd en bewaard?
De aanlevering, controle en bewaring worden afgestemd op het doel van de escrowovereenkomst. Een controle heeft altijd een afgesproken reikwijdte en is geen algemene garantie dat de technologie onder alle omstandigheden kan worden voortgezet.
Aanlevering. Materiaal kan worden aangeleverd via een beveiligde upload, een broncodebeheersysteem of repositorymanager, bijvoorbeeld Source Code Connect, GitHub, GitLab, Bitbucket of Azure DevOps. Aanlevering op een fysieke drager is ook mogelijk. Dit zijn voorbeelden en geen vereisten.
Verificatie met afgesproken reikwijdte. Het verificatieniveau wordt per escrowovereenkomst afgesproken en kan in een rapport worden vastgelegd.
- 1 Basiscontrole
- Controle of het afgesproken materiaal is ontvangen en leesbaar is.
- 2 Inhoudscontrole
- Controle van bestanden, documentatie, versies en instructies tegen de afgesproken lijst.
- 3 Bouw- en werkingstest
- Poging om de software volgens de instructies te bouwen, starten of testen. De uitkomst geldt binnen de afgesproken testomgeving en is geen algemene garantie.
- 4 Maatwerkcontrole
- Een specifiek afgesproken controle, bijvoorbeeld van herstel, hosting, data-export of periodieke steekproeven.
Bewaring. Materiaal kan digitaal versleuteld in een beveiligde digitale kluis of fysiek in een verzegelde verpakking in een fysieke kluis worden bewaard. Partijen kunnen ook afspraken maken over gescheiden locaties, offline bewaring, toegangscontrole en bewaartermijnen.
Beheer en communicatie. Partijen spreken af wie contactpersoon is, hoe ontvangst, updates en controles worden gerapporteerd en of statusinformatie via een klant- of deelnemersportaal beschikbaar is. Aanvullende documenten zijn alleen onderdeel van de escrowovereenkomst als dat is overeengekomen.
Verwante escrowovereenkomsten
- Collectieve distributie-escrowovereenkomstEen rechthebbende, distributeur en meerdere eindklanten
- Individuele escrowovereenkomstEén leverancier en één begunstigde
- Individuele escrowovereenkomst met meerdere leveranciersEén begunstigde en meerdere technologieleveranciers